今回は“優先順位の考え方”について。
これは仕事の優先順位の話ですが、仕事に限らず、全ての優先順位の考え方にも通じる部分がありますので、色んな方に（学生の方にも）「なるほどね」と思っていただけるかと😊
目次
まずは仕事を4つジャンルに仕分ける
考え方の前に、優先順位について悩むのは、複数の仕事・案件を持っているからです。（堂々と当たり前のことを言いました（笑））
まずはその仕事・案件を4つのジャンルに分けます。
その分け方は、“優先度×緊急度”です。
優先度には “高い” と “低い” があり、
緊急度にも “高い” と “低い” がありますので、
4つのジャンルは、
①重要度高い×緊急度高い
②重要度高い×緊急度低い
③重要度低い×緊急度高い
④重要度低い×緊急度低い
上記の4つになります。
これは、紙に書く際に、縦軸を重要度、横軸を緊急度として十字線を引いて、書いてみると分かりやすいかと思います。
こんな感じですね。
まずは、自分の持っている案件を、上記の4つに分けてみましょう！
自分が持っている仕事や案件、やりたいこと等を仕分けしてみる
一例として下記のような感じになると思います。
①重要度高い×緊急度高い
このジャンルは、一般的に日常的な仕事や家事・育児全般が入ってくるかと思います。※学生だと授業とかもココ
日常管理やルーティンワーク等々
また、プライベートで言うと、日常的な家事や、公的な書類提出・申請や、こどもの学校行事対応等々もココのジャンルに入るかと思います。
②重要度高い×緊急度低い
このジャンルって、何が入るのかちょっとイメージしにくいかもしれません。
仕事で言うと、戦略や将来どうなりたいか等、直近は考えなくても問題ないけど、重要なことがここに入ります。
中・長期的な未来に対して、どうしたいかを組織規模や、チーム・個人レベルで考えたり、それに向かって行動することはココ。
また、プライベートでも、
長期休暇の予定を立てたり、貯蓄・資産等の将来のことや、家・クルマなどのちょっとお高いモノの検討や、こどもの将来のことを考えたり、行動することはココですね。
今日やらなくても、明日は全然問題ないんだけど、未来を思うと、いつか向き合わないといけないヤツです。
③重要度低い×緊急度高い
これも意外とイメージ難しいかもですが、これは、電話やメール、SNS等が入るかと思います。
電話なんて、典型的な例です。
いきなりスマホが鳴って、何事かと思ったら親から
「今日、何してんのかな？と思ってー」みたいな。
「えー、今、それ必要やった！？」ってなるヤツが正にココです。
関係なさそうな宣伝要素のメールとかも、ポップアップ表示されると緊急度高いサインみたいなモンです。
④重要度低い×緊急度低い
これは、人によりますが、惰性で続けているスマホゲームとかがココ。
「スマホゲームが超楽しくて、時間があれば、ゲームしたいっ！！」
って人は、②に入るかもしれませんが。
別になんとなくやってしまっている的なモノはココに入ります。
YouTubeとかで、オススメで出てきた動画を無意識に見て時間を潰してしまうとかもココです。※私もよくやってしまいます💦
仕分けしてみて、何が“大切”なのか？を考える
こうやって仕分けしてみて、
「何が大切か？」
「どういうことを意識しておくと良いか？」
分かりますか？？
意外かもしれませんが、
大切なのは ①重要度高い×緊急度高い ではなく、
②重要度高い×緊急度低い ココなんです。
それはなぜか？？
①に入ることってのは、基本的に黙ってても、みんなやるんです。
やりたかろうと、やりたくなかろうと、割と何かに追われながら、時には必死になって、やることに“勝手に”なります。
学校に行くとか、仕事をするとか、
みんなしますよね！
なので、意外ですが①の領域の仕事や案件では、他者と差がほぼ付きません。。。
重要度低いことに時間を割かないことも大事
そして、③や④に入ることも無意識的にヒトはやってしまいます💧
特に④のスマホゲームとか、ショート動画とか。
プロフェッショナル達が最新テクノロジーを駆使して中毒性を持たせていますので、むしろ、意識しないと、引き込まれてしまいます。
コレは皆さんも実体験がたくさん事例があると思います。
③、④に入ることに無意識に時間を割いてしまいがちですよね💦
そして、気がつけば、②に入る事柄がないがしろにされてしまいがち。
思い当たる節はありませんか？
私は、会社に入社したての頃は正に仕事中は①ばっかりやって、家に帰ると、④みたいな現象に陥っていましたσ(^_^;)
“②重要度高い×緊急度低い”に時間を上手に割く方法
大前提として③と④に時間を割かないこと
意思の強ささえあれば④はどうにかなりますが、
※強いハートは必要です！
③を回避するのは少し工夫が必要。
携帯やPCの設定を変えてポップアップ表示を止めるとか、
緊急時以外はLINEやチャットで連絡してもらう（極力、電話連絡を避ける）とか、
仕組みでどうにかなる部分がありますので、工夫をして3に時間を割かないようにしましょう。
②に割く時間を捻出する方法
これは、スケジューラーに入れて、強制的に時間を確保する方法が割とオススメです。
予定を先に入れておかないと、①に支配されがち。
日頃から忙しいヒトは既に①だけで埋まってたりします。。。
なので、時間を見つけては、意識的に②を予定として入れて、①に関しては、期限内でこなせるスケジュールを組む。
あまり、期限より早すぎるタイミングで①ばっかりを前倒し前倒ししていると、②が全く進まなくなるので、“鮮度が命”系の仕事じゃない限り①は、期限ちょっと前くらいに終わらせるスケジュールを組んで、隙間に②を計画的に入れていきましょう！
最後に…
この重要度と緊急度で優先度を考えるフレームワークは、キング・オブ・自己啓発本 “7つの習慣” に詳しく書かれてます。
7つの習慣は間違いなくキングオブ自己啓発本なのですが…
コレ、超分厚い本です。。。
私も途中で挫折しました💧
個人的にオススメなのは、マンガでわかるシリーズ❗️
コレが非常に読みやすいのに、重要なポイントはちゃんと押さえれますのでオススメです❗️
